Tutorías personalizadas
Tutorías personalizadas con apoyo de IA y una operación académica automatizada y trazable.
El contexto
Una empresa mexicana acompaña a estudiantes de primaria a universidad mediante tutorías personalizadas, orientación vocacional y seguimiento académico. Antes de AIVO, coordinaba su servicio con hojas de cálculo, mensajes de WhatsApp, correos y archivos dispersos.
El reto
La empresa quería atender a más estudiantes sin que cada nuevo alumno sumara trabajo manual. Con la información dispersa, era difícil controlar el negocio y explicar con certeza a una familia o a un profesor qué había pasado. Además, debía proteger la información personal de menores.
El problema operativo
- Las confirmaciones de clase se perdían entre mensajes y los horarios no podían auditarse.
- Era difícil identificar cuánto debía cada familia, cuánto correspondía pagar a cada profesor y qué movimientos estaban pendientes.
- Los diagnósticos y reportes académicos se elaboraban manualmente, con tiempos largos de producción y sin facilidad para compararlos.
- Resolver dudas sobre clases, pagos o evaluaciones exigía investigar entre correos y archivos.
- Cada estudiante nuevo añadía carga administrativa y limitaba la capacidad de crecimiento.
La solución desarrollada
AIVO construyó una plataforma a la medida que reúne la operación académica, financiera y administrativa en un solo sistema. Cada perfil tiene su propio portal, con herramientas de colaboración e inteligencia artificial dentro del trabajo diario. AIVO acompañó todo el proyecto: definición, diseño, desarrollo, integraciones y operación continua.
Funcionalidades
- Portales para administración, coordinación, profesores, padres y alumnos, con permisos en base de datos y auditoría de acciones sensibles.
- Gestión de clases conectada con Google Calendar y Google Meet, asistencia automática, incidencias, reposiciones y cierre de sesión.
- Control paralelo de cobros a familias y pagos a profesores, con tarifas proporcionales, indicadores de cartera y exportes contables.
- Diagnósticos psicoeducativos con IA, preguntas adaptadas y reportes visuales descargables.
- Cuaderno colaborativo en tiempo real con notas, dibujos, fórmulas, calculadora científica y generación de preguntas.
- Asistente administrativo para consultas y reprogramaciones, acompañado de correos y notificaciones automáticas.
Conclusión
La empresa pasó de coordinar todo a mano a trabajar sobre una base digital común para administrar, enseñar y dar seguimiento. El resultado principal: atender más demanda sin crecer el equipo administrativo ni perder visibilidad. Crecer ya no significa multiplicar el trabajo de oficina.
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