Cierre contable multiempresa

El contexto

Un grupo con varias empresas hacía su cierre mensual conciliando a mano, en Excel, estados de cuenta, CFDI y comprobantes del extranjero. Cada empresa tenía varias cuentas, tarjetas y monederos, con traspasos entre ellas. La captura manual generaba retrabajo y riesgo de omisiones.

El reto

Había que convertir un cierre manual y fragmentado en un flujo automático y confiable para varias empresas y cuentas. Sin eso, el equipo cargaba con retrabajo, posibles duplicados u omisiones y poca trazabilidad ante auditorías.

Las tarjetas de crédito, los traspasos entre empresas y los pagos en parcialidades exigían reglas precisas de periodos, signos y fechas. Automatizar sin resolver esto solo habría multiplicado los errores.

El problema operativo

• Cada movimiento bancario se buscaba manualmente contra facturas XML, PDF y complementos de pago, consumiendo horas de captura.
• La coexistencia de varias empresas y cuentas complicaba la detección de traspasos y la trazabilidad entre razones sociales.
• Había comprobantes duplicados o faltantes; algunos gastos se pagaban sin CFDI o con tarjeta personal, elevando el riesgo de errores.
• En tarjetas de crédito se confundían cargos y abonos, los periodos se tomaban de la fecha de emisión y no de los movimientos, y se confundía la fecha de pago con la del CFDI.
• Las pólizas se armaban y recapturaban a mano en el sistema contable, con riesgo de dejar movimientos fuera del reporte.
• Existía poca visibilidad sobre estados de cuenta faltantes, facturas sin cobrar y comprobantes sin movimiento bancario.

La solución desarrollada

AIVO construyó un sistema completo multiempresa que recibe estados de cuenta y facturas por archivo o correo, los lee con IA y valida saldos. Propone emparejamientos, reconoce traspasos, aplica reglas contables y guía la revisión con filtros. Al final genera la póliza en Excel, lista para cargarse al sistema contable.

Funcionalidades

• Multiempresa con permisos por rol (Propietario, Editar, Solo ver).
• Lectura con IA de estados bancarios y tarjetas, con periodos calculados por movimientos reales.
• Detección de duplicados de CFDI por UUID y por emisor, total y folio.
• Reglas contables con varios renglones reordenables, descripciones y etiquetas dinámicas con vista previa.
• Conciliación automática y manual, con detección y unión de traspasos entre cuentas.
• Exportación a Excel configurable y filtros de revisión para pendientes, diferencias y comprobantes sin movimiento.

Conclusión

La IA hace el trabajo pesado de lectura y conciliación, y el equipo contable solo valida excepciones. Se eliminan recapturas, baja el riesgo y el mes queda cerrado y listo para el contador.

Otros casos de éxito