Red de academias de artes marciales

El contexto

La organización opera con una administración central, franquiciatarios y academias, donde participan instructores, staff y familias. Necesitaba unir sus procesos académicos, administrativos y financieros sin quitarle a cada nivel sus responsabilidades.

El reto

Con la información dispersa, era difícil seguir el recorrido de cada alumno y supervisar la red. Digitalizar formularios sueltos no bastaba: había que conectar lo académico con lo financiero, definir quién decide qué y dejar registro de cada cambio y excepción, sin centralizar todas las decisiones.

El problema operativo

• Los registros locales y archivos independientes dificultaban reunir una visión común de la red, según el escenario operativo reconstruido.
• El seguimiento por mensajes y las validaciones personales hacían depender la continuidad de los procesos de intervenciones individuales.
• La información del alumno debía conectarse entre inscripción, actividad académica, certificación y cobranza.
• La delegación de responsabilidades requería distinguir accesos por función y academia, incluidos usuarios con varias responsabilidades.
• Los cálculos recurrentes y las excepciones financieras necesitaban tratamientos distintos para automatizar sin perder supervisión.

La solución desarrollada

AIVO desarrolló un sistema completo que centraliza la información y conecta los procesos de toda la red. Administración central, franquiciatarios, academias y familias tienen cada uno su propio espacio. Las tareas repetitivas se automatizan y las decisiones sensibles requieren autorización, con permisos e historial.

Funcionalidades

• Gobierno de franquicias, academias y usuarios con permisos configurables y múltiples contextos de trabajo.
• Gestión del recorrido académico, desde inscripción y asistencia hasta evaluaciones, grados y certificaciones.
• Portal familiar con información de los hijos, progreso y estado de cuenta.
• Administración financiera con cargos periódicos, mora, pagos, ajustes, condonaciones y operación multimoneda.
• Servicios de captación, eventos, comunidad, pedidos y verificación pública de diplomas.
• Estadísticas, exportaciones y trazabilidad para supervisar la operación.

Conclusión

La red cuenta ahora con una base operativa común: procesos, responsabilidades e información conectados, con controles en las tareas diarias y en las decisiones importantes. La plataforma está lista para sumar nuevas sedes y medir su desempeño.

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