Transporte de personal y escolar

El contexto

La operación de transporte de personal y escolar se manejaba con listas en papel o Excel y avisos por llamadas o chats. La coordinación diaria dependía de la memoria de la oficina y los conductores. Ni la transportista ni Recursos Humanos de sus clientes tenían una fuente confiable, lo que provocaba retrasos, errores y falta de evidencia de cada viaje.

El reto

Había que conectar en un solo sistema la planeación, la ejecución y la verificación de cada viaje. Sin seguimiento en vivo ni evidencia de abordaje, las incidencias se atendían tarde, las conciliaciones eran lentas y era difícil demostrar el cumplimiento ante Recursos Humanos.

El problema operativo

• Listas de pasajeros en papel o Excel, con actualizaciones manuales propensas a errores diarios.
• Cambios de horario, conductor o unidad comunicados por WhatsApp y llamadas sin trazabilidad.
• Cero visibilidad en tiempo real sobre la ubicación de la unidad y la hora estimada de llegada a cada parada.
• Sin evidencia confiable de abordaje para saber quién subió y quién no en cada viaje.
• Conciliación lenta al cierre de semana o mes para reportar viajes, ausencias e incidencias.
• Áreas de RRHH sin información oportuna para verificar puntualidad y asistencia de sus colaboradores.
• Imprevistos difíciles de resolver en el momento, como la ausencia de un conductor o la descompostura de una unidad.

La solución desarrollada

AIVO construyó un sistema completo que une a transportistas, conductores, pasajeros y Recursos Humanos en una sola plataforma. Genera los viajes a partir de rutas base, permite seguirlos en vivo y registra cada abordaje con hora y ubicación. Cada rol tiene su propio espacio, con la información y los permisos que necesita.

Funcionalidades

• Rutas base reutilizables con generación automática de viajes diarios.
• Registro de abordajes con QR o PIN, con hora y ubicación de evidencia.
• Seguimiento en vivo en mapa con ruta planeada y recorrido real.
• Centro de alertas e incidencias con historial consultable.
• Cambio de conductor o unidad en un viaje, con alta rápida si hace falta.
• Portal de RRHH con acceso de solo consulta y visibilidad limitada a su empresa.

Conclusión

La plataforma reemplazó los procesos manuales por seguimiento en tiempo real y evidencia de cada abordaje. Recursos Humanos gana visibilidad, la oficina reduce retrabajo y los conductores saben qué hacer. La operación está lista para crecer y mejorar con datos.

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