Grupo de autotransporte de carga

El contexto

Un grupo transportista del noroeste de México, con varias razones sociales, manejaba viajes, gastos y documentos en Excel y mensajes sueltos. Unidades, conductores, clientes y rutas vivían en archivos separados y desactualizados. La parte fiscal se hacía a mano y la dirección no veía ingresos, costos ni márgenes por ruta y cliente.

El reto

Había que unir la operación de varias transportistas sin mezclar la contabilidad ni los datos fiscales de cada empresa. Con Excel y mensajería no se podía ver la ocupación de unidades, calcular márgenes reales ni emitir Carta Porte sin riesgo de errores o duplicados.

El problema operativo

• Catálogos en Excel separados y desalineados entre empresas, con datos fiscales y licencias incompletos.
• Imposibilidad de ver si una unidad o un conductor ya estaban asignados en otra empresa del grupo.
• Márgenes del viaje calculados de forma estimada, sin cruzar diésel, casetas y gastos reales.
• Liquidaciones manuales por viaje y conductor, lentas y con diferencias frecuentes.
• Riesgo en el cumplimiento fiscal: generación de Carta Porte, facturas y complementos fuera del flujo operativo.
• Inventario de refacciones sin control de existencias ni aplicación a unidades específicas.

La solución desarrollada

AIVO construyó una solución digital que reúne a todas las transportistas del grupo, con cada razón social separada fiscalmente. Desde ahí se cotiza el viaje, se asignan unidades y conductores validando disponibilidad y se registran los gastos reales para conocer el margen. Carta Porte, facturas y complementos se timbran desde el mismo viaje, y las liquidaciones se cierran con aprobación y exportación contable. Los conductores usan una app en su celular para ver sus viajes y reportar gastos.

Funcionalidades

• Operación multiempresa con separación fiscal por razón social y selector de empresa.
• Catálogos compartidos de clientes, conductores y unidades con alertas de ocupación y de datos faltantes.
• Viajes con cotización por rendimiento real y margen actualizado por gastos en ruta.
• Rutas con mapa, casetas, tarifa base y puntos de control en vistas de consulta y edición.
• Portal del conductor instalable con acceso por código y bloqueo por intentos fallidos.
• Timbrado de Carta Porte, factura PPD y complemento de pago con control contra duplicados.

Conclusión

Excel y la mensajería quedaron atrás. El grupo controla sus márgenes y sigue cada viaje de principio a fin, respetando la separación fiscal entre empresas. La dirección tiene indicadores confiables y la operación está lista para crecer con orden.

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